Importer mange barn samtidig

Forutsetninger

• Du er logget inn i Conexus Admin på https://admin.conexus.net som kommuneadministrator
• Du har en liste med fornavn, etternavn, kjønn og fødselsnummer for hvert barn

Slik gjør du det

1. Klikk Administrasjon i toppmenyen
2. Velg Barn i menyen til venstre
3. Klikk Importer i verktøylinjen
4. Lim inn listen i tekstfeltet, én linje per barn
5. Klikk Importer. Nå får du en oversikt over alle radene, med en telling av feil
6. Rett eventuelle feil i oversikten, se Rette feil nedenfor
7. Klikk Fullfør import

Formatet

Feltene skilles med semikolon, i denne rekkefølgen:

fornavn;etternavn;kjønn;fødselsnummer;SNO;fødselsdato

De fire første er obligatoriske. Kjønn skrives Gutt eller Jente, SNO skrives Ja eller Nei, og fødselsdato skrives dd.mm.åååå.

Slik ser to gyldige linjer ut:

Ingrid;Lillevik;Jente;03821650010;Nei;03.02.2016
Mathias;Lillevik;Gutt;21871650125;Nei;21.07.2016

Du kan lime rett fra Excel, eller fra en semikolonseparert tekstfil (csv). Det finnes ingen filopplasting — innliming er den eneste veien.

Ta med fødselsdato. Feltet er valgfritt, men importen er i praksis den enkleste måten å få det utfylt på. Uten det står kolonnen tom i barnelisten, og det blir vanskelig å skille barn med likt navn.

Rette feil

Etter steg 5 viser dialogen et gult banner i topplinjen, for eksempel «1 feil funnet av 3 rader.», og en tabell med én linje per barn. Til venstre i samme topplinje ligger Tilbake, som fører deg tilbake til innlimingen. Hver rad har tre ikoner til venstre:

Feltet som er feil har rosa bakgrunn og rød ramme. Rett verdien direkte i feltet og klikk disketten, eller fjern raden med søppelbøtten.

Fullfør import er grå så lenge det finnes feil, og også mens en rad står åpen i redigering. Får du ikke klikket den, er det fordi noe gjenstår.

Forventet resultat

Dialogen lukkes, og du får ingen bekreftelsesmelding. Var det barn i listen fra før, oppdaterer den seg og de importerte barna kommer til syne. Var listen tom, blir tomteksten stående — gå da til et annet menypunkt og tilbake til Barn for å se de importerte barna.

Viktig å vite

Importer ikke på nytt fordi listen ser tom ut. Manglende kvittering betyr ikke at importen feilet. Bytt menypunkt og kom tilbake først — ellers får du barna inn to ganger.

Feilmarkeringen forklarer nesten ikke hva som er galt. Duplikat fødselsnummer, manglende obligatorisk felt og ugyldige kontrollsiffer ser like ut: rosa felt med rød ramme. Hold pekeren over det røde feltet — der ligger en kort hjelpetekst, for eksempel «Feltet er obligatorisk». Den vises ikke på skjermen ellers, så er du i tvil, sammenlign raden med en som gikk gjennom.

Et fødselsnummer med ugyldige kontrollsiffer stopper ikke importen. Det får rød ramme, men raden telles ikke som feil og importeres. Dette skiller seg fra manuell opprettelse, der du får spørsmål om du vil fortsette med et fiktivt nummer. Kontroller numrene i Excel før du limer inn.

Du velger ikke enhet i importen. Dialogen omtaler import «pr. gruppe», men flyten har ingen gruppevelger, og barnelisten viser ikke hvilken enhet barna havner i. Hvilken enhet importerte barn knyttes til, er ikke bekreftet.

Feilsøking

Symptom: Knappen Importer er grå

Årsak: Tekstfeltet er tomt

Løsning: Lim inn listen. Knappen låses opp når feltet har innhold

Symptom: Knappen Fullfør import er grå

Årsak: Enten gjenstår det feil, eller en rad står åpen i redigering

Løsning: Rett feilene og lagre raden du redigerer med diskettikonet

Symptom: Importen sa «0 feil», men listen er fortsatt tom

Årsak: En liste som var tom fra før oppdaterer seg ikke etter import

Løsning: Velg et annet menypunkt og gå tilbake til Barn. Ikke importer på nytt

Symptom: En rad er markert rød, men du ser ikke hva som er galt

Årsak: Feilen markeres kun med farge, uten tekst

Løsning: Kontroller i denne rekkefølgen: er fødselsnummeret allerede brukt av et annet barn i listen, mangler et av de fire obligatoriske feltene, er nummeret 11 siffer

Når du skal eskalere: Kontakt support@conexus.no dersom importen melder «0 feil», men barna ikke dukker opp etter at du har oppdatert visningen

Relaterte artikler

• Opprett et barn
• Opprett en foresatt og knytt den til et barn
• Flytt et barn til en annen enhet