Gå til innhold
Kontaktskjema
Forsiden
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Last ned ansatte, barn, foresatte eller skoler som Excel-fil

Eksport laster ned hele listen som Excel-fil. Knappen følger ikke avhukingen din, og du får ingen kvittering.

Forutsetninger

  • Du er kommuneadministrator eller skoleeieradministrator
  • Du står på en av listene Ansatte, Barn, Foresatte eller Skoler under Administrasjon

Slik gjør du det

Framgangsmåten er den samme på alle fire listene.

  1. Gå til Administrasjon
  2. Velg Ansatte, Barn, Foresatte eller Skoler i menyen
  3. Klikk Eksport. Knappen har et Excel-ikon. På Ansatte, Barn og Foresatte står den i verktøylinjen over listen; på Skoler står den alene under listen
  4. Åpne fila fra nedlastingene i nettleseren din

Ansatte-listen i Conexus Admin. Verktøylinjen over listen har Brukernavn, Opprett ansatt og Eksport, der Eksport står sist og har et Excel-ikon. Ingen rader er huket av, og Brukernavn er grå mens Eksport er svart

Barn-listen i Conexus Admin, der Eksport står midt i verktøylinjen mellom Nytt barn og Importer, og Slett og Flytt til venstre er grå fordi ingen rader er huket av

Foresatte-listen i Conexus Admin med kolonnene Foresatte, Fødselsdato og Barn. Eksport står sist i verktøylinjen med et Excel-ikon, mens Slett først i linjen er grå fordi ingen rader er huket av

Skoler-listen i Conexus Admin med kolonnene Orgnr, Skole, Trinn og Nytt skoleår-modus. Eksport står alene under listen, ikke over den, og har et Excel-ikon. Listen har ingen avkryssingskolonne

Forventet resultat

Nettleseren laster ned en Excel-fil. Det kommer ingen dialog, ingen bekreftelse og ingen endring på skjermen — nedlastingen er den eneste tilbakemeldingen du får.

Fila heter etter listen du sto på:

Liste Filnavn
AnsatteAdministrasjon - Skoleeieransatte.xlsx
BarnAdministrasjon - Barn.xlsx
ForesatteAdministrasjon - Foresatte.xlsx
SkolerAdministrasjon - Skoler.xlsx

Alle fire er vanlige Excel-filer i xlsx-format, og kan åpnes i Excel, LibreOffice og Google Regneark.

Slik er fila bygget opp

De fire filene er like bygget:

  • Rad 1 er en overskrift med navnet på listen
  • Rad 2 er tom
  • Rad 3 er kolonneoverskriftene
  • Rad 4 og nedover er én rad per person, eller per skole i Skoler-fila

Det betyr at kolonneoverskriftene ikke står i rad 1. Skal du sortere eller filtrere i Excel, må du markere rad 3 som overskriftsrad først.

Kolonnene er:

Liste Kolonner i fila
AnsatteFornavn, Etternavn, Brukernavn, Rapporter/status, Administrasjon, enhetstilgang
BarnFornavn, Etternavn, Fødselsdato, Kjønn, SNO
ForesatteForesatte, Fødselsdato
SkolerOrgNr, Skole, Trinn, "Nytt skoleår"-modus

Skoler-fila er den eneste av de fire som tar med alle kolonnene fra skjermen. De tre andre mister minst én.

Viktig å vite

Eksporten tar hele listen, ikke det du har huket av. Dette er den vanligste misforståelsen. Huker du av tre barn og trykker Eksport, får du likevel alle barna i lista. Avkryssingene styrer Slett, Flytt og de andre handlingene i verktøylinjen, men ikke eksporten. Vil du ha et utvalg, må du filtrere i Excel etterpå. Skoler-listen har ingen avkryssingskolonne i det hele tatt, så der finnes det ikke noe utvalg å ta feil av.

Eksport er aldri grå. De andre knappene i verktøylinjen er grå til du har huket av minst én rad. Det gjelder ikke Eksport — den er alltid tilgjengelig, også når listen er tom. En tom liste gir en fil med overskrifter og ingen personer.

Filene for ansatte, barn og foresatte inneholder personopplysninger. Navn, og for barn også fødselsdato og kjønn. Når du har lastet en av dem ned, ligger den utenfor Conexus og utenfor kommunens tilgangsstyring, på din egen maskin. Behandle den som det den er: et personregister. Lagre den i kommunens egne systemer, ikke i nedlastingsmappa, og slett den når du er ferdig. Skoler-fila inneholder ingen personer — bare organisasjonsnummer, skolenavn, trinn og skoleårsstatus — og trenger ikke den samme behandlingen.

Foresatte-fila mangler koblingen til barnet. Listen på skjermen har kolonnen Barn. Den følger ikke med i eksporten, som bare inneholder navn og fødselsdato. Skal du kontrollere hvilke barn en foresatt er knyttet til, må det gjøres på skjermen. Dette er meldt som en feil.

Fila for ansatte heter Skoleeieransatte. Menypunktet heter Ansatte, men fila heter Administrasjon - Skoleeieransatte.xlsx og har Skoleeieransatte som overskrift i rad 1. Det er riktig fil.

Feilsøking

Symptom: Ingenting ser ut til å skje når du klikker Eksport.

Årsak: Eksporten gir ingen kvittering. Fila går rett til nedlastingene uten at skjermen endrer seg.

Løsning: Se i nedlastingene i nettleseren din, eller i nedlastingsmappa.

Symptom: Du huket av noen rader, men fila inneholder alle sammen.

Årsak: Eksporten følger ikke avkryssingene. Den tar hele listen.

Løsning: Filtrer i Excel etter at fila er lastet ned.

Symptom: Autofilter og sortering i Excel oppfører seg feil.

Årsak: Kolonneoverskriftene står i rad 3, ikke i rad 1. Excel gjetter på rad 1, som bare inneholder navnet på listen.

Løsning: Marker rad 3 og sett den som overskriftsrad, eller slett de to øverste radene.

Symptom: Fila for foresatte mangler kolonnen med barnet.

Årsak: Eksporten tar bare med Foresatte og Fødselsdato, selv om skjermen viser tre kolonner.

Løsning: Les koblingen på skjermen. Trenger du den i fil, ta kontakt med Conexus.

Symptom: Fila er tom, bortsett fra overskriftene.

Årsak: Listen du eksporterte fra var tom. Eksporten er ikke grå av den grunn, og sier ikke fra.

Løsning: Kontroller at du står på riktig enhet og at listen faktisk viser personer før du eksporterer.

Relaterte artikler

  • Importer mange barn samtidig
  • Opprett en foresatt og knytt den til et barn
  • Rediger eller slett en skoleeierbruker