I mange ledergrupper feires «ildsjelene» – de ansatte som bærer komplekse enkeltsaker og utviklingsprosjekter med en personlig kraft som imponerer. Men fra et strategisk ståsted er disse ildsjelene skolens største risiko. Når kritisk informasjon om elevers rettigheter og skolens plikter kun eksisterer i hodet på én person, eller i en ustrukturert e-postutveksling, opererer skolen med en uakseptabel sårbarhet.
Dette handler ikke om mangel på flinke folk, men om en systemsvikt. Vi kaller det «ildsjel-fellen». Det er den falske tryggheten som oppstår når alt virker å være under kontroll – helt til nøkkelpersonen slutter, blir sykemeldt, eller når tilsynsmyndighetene krever dokumentasjon som beviser at skolen har oppfylt lovens krav.
Mange skoler har i dag det vi kan kalle en «arkiv-modell». Man har rutiner for å lagre vedtak og ferdige rapporter i passive mappesystemer. Men et arkiv er ikke det samme som et styringssystem. Problemet med passive arkiver er at de fungerer retrospektivt; de forteller hva som skjedde, ikke hva som faktisk skjer nå.
Når dokumentasjonen er fragmentert på tvers av mail, private notater og ulike mapper, utfordres kravene til både internkontroll og kvalitetsutvikling. Etter Kommuneloven § 25-1 skal kommunen ha en systematisk internkontroll som sikrer at lover og forskrifter følges. Dette innebærer krav om nødvendige rutiner og prosedyrer for å avdekke og følge opp risiko.
Dette ansvaret konkretiseres i Opplæringslova § 17-12. Her lovfestes det at administrasjonen skal sørge for at skolene jevnlig vurderer om organiseringen og gjennomføringen av opplæringen faktisk bidrar til å nå målene. Dette er ikke en valgfri oppgave, men en lovpålagt plikt for å sikre elevenes rettigheter.
Kravene til dokumentasjon og evaluering oppstår ikke først når en sak blir alvorlig. De gjelder gjennom hele bredden av skolens arbeid – fra ordinær pedagogisk oppfølging og tilrettelegging, via fraværssaker, til de mest alvorlige skolemiljøsakene.
I det daglige arbeidet forventes det at skolen kan vise hvordan tiltak følges opp, justeres og vurderes over tid. Når saker eskalerer, skjerpes også kravene. Dette blir særlig tydelig i aktivitetsplikten i opplæringslova § 12-4, der skolen ikke bare har plikt til å handle, men til å dokumentere at tiltakene er egnede og at de evalueres fortløpende.
En mappe i et arkiv sikrer ikke at en evaluering faktisk finner sted – det krever en aktiv struktur som varsler, styrer og bevarer historikken i selve prosessen.
For å redusere denne sårbarheten må institusjonalisering være et tydelig mål for skoleledelsen. Institusjonalisering er ikke en prosess man «gjennomgår», men et resultat som oppnås når rutiner og prosedyrer er utviklet, innarbeidet og trenet på over tid. Det innebærer å gå fra personavhengige «skippertak» til felles arbeidsmåter som er så godt kjent i personalet at de brukes konsekvent i hverdagen – uavhengig av hvem som til enhver tid har ansvar.
Internasjonal forskning viser at utdanningssystemer som lykkes over tid, er de som klarer å gjøre individuell kompetanse om til organisatorisk hukommelse. I OECD-publikasjonen "What makes a school a learning organisation?" beskrives dette som et resultat av strukturer som gjør profesjonell kunnskap tilgjengelig, delt og brukt i praksis.
I en skolekontekst betyr dette at måten skolen følger opp saker på – for eksempel knyttet til faglig utvikling, fravær eller skolemiljø – ikke kan være avhengig av enkeltpersoners erfaring eller arbeidsform. Oppfølgingen må være forankret i felles rutiner og strukturer som gjør praksis gjenkjennelig, etterprøvbar og mulig å videreføre, også når ansvar og roller endres.
Dette støttes av Utdanningsforbundets vektlegging av profesjonsfellesskapet. I deres profesjonsetiske råd understrekes det at kvalitet i skolen er et kollektivt ansvar. Hvis dette ansvaret i praksis er pulverisert fordi informasjonen er utilgjengelig, svikter profesjonsfellesskapet sitt mandat overfor eleven.
Som leder må du tørre å utfordre dagens praksis. En skole som er avhengig av enkeltpersoner for å opprettholde kvalitet, er en skole som opererer med høy risiko – både juridisk og faglig. Her er tre punkter ledergruppa må vurdere:
For å bryte mønsteret må skolen ha verktøy som jobber med de ansatte. En aktiv systemstøtte er ikke et sted man «stuer bort» dokumenter for å tilfredsstille arkivloven; det er en motor som holder orden på tidslinjer og sørger for at rutiner og prosedyrer følges.
Det handler om å gå fra en kultur preget av «jeg håper vi har kontroll» til en struktur der du vet at du har det. Ved å profesjonalisere rutinene og institusjonalisere dem i personalet, gir du dine ansatte det viktigste de trenger: Trygghet til å handle.