I mange kommuner er kvaliteten på oppfølgingen av sårbare barn prisgitt enkeltpersoners ekstraordinære innsats. Men fra et strategisk ståsted er disse ildsjelene skolens største risiko. Her er oppskriften på hvordan du flytter kompetansen fra de ansattes hoder og over i selve organisasjonen.
I den første artikkelen i denne serien belyste vi «ildsjel-fellen». Det er den falske tryggheten som oppstår når komplekse enkeltsaker og utviklingsprosjekter hviler på skuldrene til noen få, dedikerte ansatte. For en skoleleder kan dette virke betryggende der og da, men strategisk sett representerer det en enorm sårbarhet: Når kritisk informasjon om elevers rettigheter kun eksisterer som uformelle notater eller i en persons hukommelse, opererer skolen med en uakseptabel risiko for systemsvikt.
Spørsmålet mange stiller seg, er hvordan man i praksis beveger seg fra denne sårbarheten til en robust, profesjonell struktur. Svaret ligger i erfaringene fra kommuner som Nærøysund, som har valgt å institusjonalisere samhandlingen fremfor å stole på enkeltmannsprestasjoner.
Diagnosen: En hverdag preget av manuelle tidstyver
Thor Lanesskog, prosjektleder for oppvekstreform og bedre tverrfaglig innsats i Nærøysund kommune, beskriver en situasjon som er representativ for svært mange norske kommuner. Utfordringen er sjelden mangel på dyktige fagfolk; problemet er at de jobber i siloer med ulike verktøy, ulike regler for konfidensialitet og uklare spilleregler for samhandling.
Et av de mest talende eksemplene fra Lanesskogs kartlegging er bruken av tid. En helsesykepleier i kommunen rapporterte at hun brukte nærmere 30 % av arbeidstiden sin utelukkende på å innhente informasjon fra andre tjenester. Når informasjonsflyten foregår via telefoner, "post-it-lapper" eller utdaterte metoder, blir systemet ikke bare ineffektivt – det blir en trussel mot barnets rettssikkerhet.
Dersom en sak eskalerer, holder det ikke å vise til en full e-postkasse. Etter Kommuneloven § 25-1 skal kommunen ha en systematisk internkontroll som sikrer at lover og forskrifter følges. Dette innebærer krav om nødvendige rutiner og prosedyrer for å avdekke og følge opp risiko. Dette ansvaret konkretiseres i Opplæringslova § 17-12 (tidligere § 13-10), som krever at administrasjonen sørger for at skolene jevnlig vurderer om organiseringen og gjennomføringen av opplæringen faktisk bidrar til å nå målene. Uten et felles system for dokumentasjon og styring blir dette lovpålagte kravet i praksis umulig å oppfylle systematisk.
Investeringen for tidlig innsats: Regnestykket som overbeviser
For å få gjennomslag for systemendring, må man ofte snakke et språk som også kommuneledelsen og politikerne forstår: økonomi. I Nærøysund er utenforskapstallene for unge under 29 år på rundt 20 %. For en kommune med 10 000 innbyggere betyr det at ca. 350 personer står utenfor utdanning og arbeid.
Lanesskog presenterer et regnestykke som bør være en vekker for enhver kommunedirektør. Ved å analysere kostnadene ved utenforskap opp mot prosjektets kostnad, ble konklusjonen oppsiktsvekkende:
- Investeringen: Det krever politisk forankring fra formannskap og kommunestyre, samt dedikerte ressurser for å lykkes med innføring av verktøy som Conexus Elevate.
- Gevinsten: Hvis kommunen klarer å løfte bare 1,5 person ut av utenforskapskøen og inn i arbeidslivet, er hele prosjektet økonomisk nedbetalt.
- Menneskelig sparing: All forskning viser at de som kommer tidlig inn i utenforskap ofte blir stående der; systemstøtte reduserer denne menneskelige kostnaden.
Løsningen: Fra passivt arkiv til aktiv styring
Mange skoler forveksler arkivering med med aktiv oppfølging. En mappe i et "passivt arkiv" forteller hva som skjedde i fjor, men den hjelper deg ikke med å vite hva du skal gjøre i dag. Problemene oppstår når dokumentasjonen er fragmentert på tvers av epostl, private notater og ulike mapper.
Gjennom Conexus Elevate ser man nå i Nærøysund at observasjoner i skoler og barnehager fører til konkrete tiltak som faktisk "blir grønne" – som betyr at de har virket. Dette er kjernen i det Utdanningsdirektoratet beskriver som god dokumentasjon: den skal være oversiktlig, tilgjengelig og bidra til barnets beste.
For en tiåring kan et lite, systematisk tiltak som blir fulgt opp opp og dokumentert i dag, være det som avgjør om vedkommende fullfører skolegangen videre. Dette er aktiv oppfølging i praksis – en motor som holder orden på tidslinjer og sørger for at rutiner følges.
Profesjonalisering av profesjonsfellesskapet
Å gå bort fra den personavhengige ildsjel-modellen handler om å bygge det OECD kaller «organisatorisk hukommelse». I publikasjonen "What makes a school a learning organisation?" beskrives dette som resultatet av strukturer som gjør profesjonell kunnskap tilgjengelig, delt og brukt i praksis.
Dette støttes også av Lærerprofesjonens etiske plattform (tilgjengelig via utdanningsforbundet.no), som understreker at lærere og ledere har et kollektivt ansvar for profesjonens etiske standarder og praksis. Hvis dette ansvaret i praksis er pulverisert fordi informasjonen kun finnes i hodet på én person, svikter profesjonsfellesskapet sitt mandat overfor eleven. Ved å bruke Conexus Elevate som en felles arbeidsflate, sikrer man at historikk, vurderinger og tiltak er samlet på en måte som tåler turnover og endrede roller.
Ledelsens neste trekk: Er dere rigget for endringer i personalet?
Som leder må du tørre å utfordre dagens praksis. Still ledergruppa disse spørsmålene:
- Informasjonsasymmetri: Sitter enkelte ansatte på informasjon som gjør dem «uunnværlige»? Dette skaper en farlig maktubalanse når nøkkelpersoner snakker.
- Tidstyver i arkivet: Bruker lærerne tid på å lete etter historikk i gamle systemer, eller kan en ny ansatt overta en sak på 60 minutter uten omfattende overlevering?
- Aktivitetsplikten: Har dere et system som automatisk varsler når evalueringer forfaller, slik Opplæringslova § 12-4 (aktivitetsplikten) forutsetter for å sikre at tiltak er egnede og evalueres fortløpende?
Veien fra ildsjel til systemstyrke krever at man går fra en kultur preget av "jeg håper vi har kontroll" til en struktur der man vet at man har det. Nærøysund har vist at det er mulig. Det handler ikke om å "frelse hele verden", men om å sørge for at langt færre barn havner i utenforskap.
Vil du bygge en organisatorisk hukommelse som trygger både ansatte og elever?
Conexus Elevate er ikke et kontrollverktøy som legger mer rapportering på ansatte. Det er en arbeidsflate som gjør det enklere å jobbe likt over tid og sikre kontinuitet.
- Se erfaringene: Se hele intervjuet med Thor Lanesskog om hvordan de lykkes i Nærøysund her.
- Utforsk løsningen: Les mer om hvordan Conexus Elevate kan støtte din kommunes arbeid her.
